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知らなきゃ赤っ恥!正しい電話のマナー【シンデレラマナー#11】

知らなきゃ赤っ恥!正しい電話のマナー【シンデレラマナー#11】

声だけですべての印象が決まってしまうのが電話応対。あなたは、仕事でスムーズな電話応対ができていますか?

「電話は相手の顔が見えないので苦手」という人は大勢います。しかし、基本フレーズをしっかり頭に入れてしまえば、しだいに滑らかに応対できるようになるのでご安心を。

そこで今回は、電話応対のマナーについてお届けします。

 

■電話に出る時の6つの基本マナー

(1)電話が鳴った3回までに出る

人は、なかなか出てくれない電話にはイライラするもの。3コール以降は、必ず「お待たせいたしました」と言葉を添える。

(2)ハッキリとした明るい声で丁寧に

そのときに姿勢や表情大切。相手に見えなくても伝わるものです。

(3)自社・部署・氏名を丁寧に名乗る

会社のマニュアルに従いましょう。

(4)相手の会社名・氏名を確認

(5)必ず復唱し、メモを取る

(6)終える場合は、受話器を静かに置く

電話をかけたほうから切るのが原則。相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切るのを待ってから切る。「1、2、3」と心で数えて切ると良いですね。

 

■電話をかけるときの基本マナー

・相手が忙しい時間帯や始業直後、昼食時の昼休みは避けましょう。

・事前に箇条書きのメモを準備し、簡潔に。

・用件が長くかかりそうな場合は、あらかじめ確認・了承を得てから本題に入りましょう。

・用件を終えたらお礼を述べ、静かに電話を切りましょう。

 

■電話の取次ぎの仕方

電話のマナーで最も難しいとされるのは、取次ぎです。

(1)誰から誰への電話かを明確に

中には、会社名のみ名乗り自分の名前を言わない人もいます。その場合は、「わたくし、〇〇と申しますが、失礼ですがお名前をお聞かせいただけませんか」と訊ねること。

(2)取り次ぐときは必ず保留ボタンを押す

どんな短い時間でも必ず保留ボタンを。待たせても30秒以内。

(3)本人が別の電話に出ているとき

「ただいま(あいにく)別の電話に出ておりまして、終わり次第こちらからご連絡させていただきます」と相手のお電話番号も確認しておきましょう。

(4)会議中・接客中のとき

「申し訳ございませんが、ただいま会議中(接客中)で時間がかかりそうです。お急ぎでなければ、終わり次第こちらからご連絡させていただきたいのですが、いかがでしょうか」と訊ねましょう。

 

いかがでしたか?

Nosh世代のできる女性は、しっかりとポイントを押さえて後輩の見本になりましょう!

【画像】

※ g-stockstudio/shutterstock

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桜美月

マナー講師・イメージアッププロデューサー。愛媛県松山市出身の元ミス松山。イメージコンサルタント、ビジネスマナーインストラクター資格取得後独立し、個人向け・企業向けに立ち居振る舞い・ビジネスマナー研修講師となる。研修を受けた人数は4900人。


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